L’Ufficio contabilità/amministrazione è uno snodo centrale nella vita di Multitel Pagliero. Si relaziona quotidianamente con tutti i comparti aziendali, il mondo esterno e svolge un ruolo centrale nella gestione strategica e operativa dell’organizzazione. Ne parliamo con la responsabile Ada Gonella.
Da quanto tempo lavora in Multitel Pagliero e da quando è responsabile dell’amministrazione?
Iniziati gli studi alla facoltà di economia e commercio, sono entrata in azienda nel gennaio del 2014 e sono responsabile dell’ufficio da gennaio 2023. Inizialmente mi sono occupata della fatturazione per l’Italia, la Francia e l’estero in generale e della stesura dei preventivi per poi passare alla contabilità generale. Attualmente seguo la gestione della finanza aziendale e delle relazioni con gli istituti bancari, il bilancio civilistico e gestionale, calcolo e gestione dell’IVA, redazione e presentazione delle dichiarazioni fiscali e i rapporti con l’Agenzia delle Entrate.
Quali sono competenze che ricadono nell’ufficio da lei diretto?
Il ruolo del reparto amministrativo – ma non è questo il caso – viene spesso sottovalutato, ma in realtà le sue competenze sono ampie. Il che è imprescindibile per un’azienda che opera sui mercati internazionali.
– Contabilità generale con gestione del ciclo attivo e passivo e fatturazione clienti e fornitori.
Tenuta dei registri contabili obbligatori, registrazioni contabili, riconciliazioni bancarie e controllo di cassa, predisposizione delle scritture di assestamento e chiusura.
– Amministrazione con gestione della documentazione aziendale e rapporti con enti esterni (commercialista, enti previdenziali, uffici pubblici); supervisione della corretta applicazione delle normative fiscali e tributarie, monitoraggio e gestione delle scadenze amministrative.
– Fiscale e Tributario con calcolo e gestione di IVA, imposte dirette e indirette; redazione e presentazione delle dichiarazioni fiscali, gestione dei rapporti con l’Agenzia delle Entrate e altre autorità fiscali.
– Budget e reporting con redazione di bilanci d’esercizio (civilistico e gestionale). Analisi finanziaria e reportistica per la direzione.
Quante persone compongono il gruppo di lavoro e con quali compiti?
L’ufficio, che opera sotto la supervisione di Anna Pagliero (Amministratore delegato di tutte le consociate estere Multitel Pagliero: Francia, Regno Unito, Germania e Spagna) si avvale di:
- Jessica: cura le registrazioni contabili, le riconciliazioni bancarie, pagamenti e il controllo di cassa
- Tiziana: responsabile della fatturazione per l’Italia e l’estero, eccetto la Francia
- Giorgia: si dedica alla registrazione delle fatture fornitori e alla gestione dei cespiti
- Manuela, Laura e Giulia si occupano della contabilità generale e dell’amministrazione di Multitel International
Quali sono le responsabilità e le caratteristiche di chi deve dirigere l’Ufficio contabilità/amministrazione?
Il responsabile di questo settore ha un ruolo importante nella gestione strategica e operativa dell’organizzazione. Coordina e orienta le attività finanziarie e amministrative, garantisce conformità normativa, sostenibilità finanziaria e ottimizzazione delle risorse. Per quanto riguarda le peculiarità:
- conoscenza della contabilità, fiscalità e delle normative finanziarie
- conoscenza dei software gestionali e degli strumenti di analisi finanziaria
- avere ben chiari gli obiettivi aziendali e modalità per raggiungerli
- saper gestire le priorità e rispettare le scadenze critiche
- operare con trasparenza, responsabilità e attenzione alla conformità normativa
E quelle di chi vi lavora?
Un ambito d’intervento così diversificato richiede accuratezza e precisione nella gestione dei dati e delle informazioni, nonché la capacità di ottimizzarle; riservatezza nella loro gestione e buone relazioni esterne nel rapporto con revisori, consulenti e fornitori di servizi. Fondamentale, infine, l’uso degli strumenti informatici.
Banalmente si associa l’amministrazione alla “semplice” contabilità, ma in realtà è uno snodo centrale nella vita di un’azienda in quanto in relazione con tutti i comparti aziendali e il mondo esterno (clienti nazionali e internazionali – fornitori – banche – fisco – organi di controllo). Quali sono le maggiori difficoltà da affrontare?
Vero. L’amministrazione aziendale è spesso considerata solo come gestione della contabilità, ma il suo ruolo è molto più complesso e cruciale per il funzionamento e la crescita di un’azienda. E la complessità, inevitabilmente, porta con sé imprevisti e difficoltà; anche perché l’amministrazione dipende dai dati forniti da altri dipartimenti, come commerciale, produzione e logistica.
È fondamentale mantenersi informati sulle normative fiscali e contabili, che cambiano frequentemente, sia a livello nazionale che internazionale. Perciò, gestire pagamenti, incassi e contratti può diventare complesso, specialmente in un contesto internazionale con differenti valute, usi commerciali e regolamenti. Un altro fattore di criticità è il dialogo con banche e istituti di credito e relazionarsi con gli organi di controllo quali revisori e agenzie fiscali
Infine la pressione, che ognuno però affronta e gestisce diversamente. Pressione che aumenta all’avvicinarsi delle scadenze fiscali, la chiusura del bilancio o durante particolari picchi di lavoro.
Negli ultimi anni produzione, personale e fatturato dell’azienda sono cresciuti molto, così come la proiezione internazionale. Quanto questo ha reso più difficile il vostro lavoro?
L’internazionalità della nostra azienda ha reso più complesso il lavoro dell’amministrazione perché bisogna porre attenzione ad una molteplicità di dettagli legati alle differenze legislative tra Paesi: diversità di valute, uniformazione dei bilanci seguendo standard contabili internazionali, che possono divergere dalle normative contabili locali.
La fiscalità internazionale inoltre deve gestire concetti come il transfer pricing, ossia la definizione di prezzi per le transazioni tra filiali di uno stesso gruppo. Questi prezzi devono essere documentati e dimostrati equi, in linea con le normative locali e internazionali, per evitare accuse di elusione fiscale.
Quanto sono importanti le procedure nella gestione del processo amministrativo?
Le procedure sono fondamentali in quanto garantiscono l’efficienza, la trasparenza, la conformità normativa e la coerenza delle attività svolte all’interno di un’organizzazione.
Con la crescita dell’azienda avete dovuto aggiornarle?
Le competenze del gruppo di lavoro hanno permesso di assecondare la crescita dell’azienda, e le procedure sono state “semplicemente” adattate a una visione più ampia.
Hardware e software sempre più performanti sono fondamentali per gestire le migliaia di dati che convergono nel vostro dipartimento. Ritiene che l’intelligenza artificiale potrà ulteriormente migliorare la qualità del vostro lavoro?
L’ Intelligenza Artificiale sta rapidamente trasformando vari settori e l’amministrazione aziendale non fa eccezione. Sicuramente sarà d’aiuto nell’automatizzare processi ripetitivi e laboriosi, nel ridurre gli errori umani e aumentare l’efficienza operativa, nell’analizzare grandi quantità di dati che potranno essere utilizzati per prendere decisioni strategiche.
Con quali altre funzioni vi confrontate quotidianamente?
Il responsabile amministrativo collabora attivamente con tutte le funzioni aziendali per ottimizzare la gestione delle spese, garantire la sostenibilità economica delle attività e assicurare una gestione efficiente dei flussi finanziari.
Qual è invece il rapporto con la proprietà? Nel senso come amministrazione/finanza vengono coinvolte nelle scelte strategiche dell’azienda, visto che è il dipartimento a gestire le risorse economiche per attuarle.
L’ufficio mantiene la proprietà informata sulla situazione economica dell’azienda, favorendo una visione chiara e realistica delle sue capacità sul mercato. Dopo che la proprietà ha deciso una strategia, si occupa di gestire i fondi e di implementare i processi finanziari per attuarla e che gli obiettivi strategici siano raggiunti nel rispetto dei budget stabiliti.
Responsabile ufficio contabilità/amministrazione
Il ruolo di responsabile amministrativo riveste una centralità strategica per sostenere la crescita di Multitel Pagliero su tutti i mercati. Nel futuro prossimo, il comparto amministrativo non sarà solo un custode della sostenibilità economica, ma anche un promotore dell’innovazione nei processi gestionali, garantendo che l’azienda disponga di strutture e strumenti adeguati ad affrontare le sfide globali. Allo stesso tempo, l’ufficio amministrativo, come pilastro operativo, dovrà trasformarsi in un centro di eccellenza capace di supportare la crescita su mercati esteri con processi agili, digitalizzati e orientati all’efficienza. Sarà essenziale integrare tecnologie avanzate per l’automazione, migliorare la governance dei dati e sviluppare una visione proattiva nella gestione del rischio e delle opportunità. In questo contesto, l’intera struttura amministrativa diventerà una forza trainante, contribuendo a costruire solide fondamenta per l’espansione e la competitività di Multitel Pagliero.