El departamento de contabilidad/administración es un eje central en la vida de Multitel Pagliero. Se relaciona a diario con todos los departamentos de la empresa, con el mundo exterior y desempeña un papel central en la gestión estratégica y operativa de la organización. Hablamos de ello con la responsable Ada Gonella.
¿Cuánto tiempo lleva trabajando en Multitel Pagliero y desde cuándo es responsable de administración?
Tras comenzar mis estudios en la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, me incorporé a la empresa en enero de 2014 y soy responsable del departamento desde enero de 2023. Al principio, me encargaba de la facturación para Italia, Francia y el extranjero en general, y de elaborar los presupuestos, para después pasar a la contabilidad general. Actualmente me ocupo de la gestión de las finanzas de la empresa y de las relaciones con las entidades bancarias, las cuentas estatutarias y de gestión, el cálculo y la gestión del IVA, la preparación y presentación de las declaraciones fiscales y las relaciones con Hacienda.
¿Qué competencias corresponden al departamento que usted dirige?
A menudo se subestima el papel del departamento administrativo, pero en realidad sus competencias son amplias. Lo cual es indispensable para una empresa que opera en mercados internacionales.
– Contabilidad general con gestión del ciclo activo y pasivo y facturación de clientes y proveedores.
Mantenimiento de los libros contables obligatorios, asientos contables, conciliaciones bancarias y control de tesorería, preparación de asientos de liquidación y cierre.
– Administración con gestión de la documentación de la empresa y relaciones con organismos externos (asesor fiscal, seguridad social, oficinas públicas); supervisión de la correcta aplicación de la normativa fiscal y tributaria, seguimiento y gestión de los plazos administrativos.
– Fiscalidad y tributación con cálculo y gestión del IVA, impuestos directos e indirectos; redacción y presentación de declaraciones fiscales, gestión de las relaciones con Hacienda y otras autoridades fiscales.
– Elaboración de presupuestos e informes con preparación de estados financieros (reglamentarios y de gestión). Análisis e informes financieros para la dirección.
¿Cuántas personas componen el grupo de trabajo y con qué tareas?
El departamento, que opera bajo la supervisión de Anna Pagliero (Directora General de todas las filiales extranjeras de Multitel Pagliero: Francia, Reino Unido, Alemania y España) cuenta con el apoyo de:
- Jessica: se encarga de los asientos contables, las conciliaciones bancarias, los pagos y el control de caja.
- Tiziana: responsable de la facturación para Italia y el extranjero, excepto Francia.
- Giorgia: dedicada al registro de facturas de proveedores y a la gestión de activos
- Manuela, Laura y Giulia se ocupan de la contabilidad general y de la administración de Multitel International.
¿Cuáles son las responsabilidades y características de quien tiene que dirigir el departamento de contabilidad/administración?
El responsable de esta área desempeña un papel importante en la gestión estratégica y operativa de la organización. Coordina y dirige las actividades financieras y administrativas, garantiza el cumplimiento de la normativa, la sostenibilidad financiera y la optimización de los recursos. En cuanto a las características especiales:
- conocimiento de la normativa contable, fiscal y financiera
- conocimiento de programas informáticos de gestión y herramientas de análisis financiero
- tener objetivos corporativos claros y formas de alcanzarlos
- saber gestionar las prioridades y cumplir los plazos críticos
- operar con transparencia, responsabilidad y atención al cumplimiento de la normativa
¿Y de los que trabajan en este departamento?
Un campo de acción tan diverso requiere exactitud y precisión en la gestión de los datos y la información, así como capacidad para optimizarlos; confidencialidad en su gestión y buenas relaciones externas en el trato con auditores, consultores y proveedores de servicios. Por último, el uso de herramientas informáticas es esencial.
Banalmente se asocia la administración con una "simple" contabilidad, pero en realidad es un eje central en la vida de una empresa, ya que se relaciona con todos los departamentos de la empresa y con el mundo exterior (clientes nacionales e internacionales - proveedores - bancos - impuestos - organismos de control). ¿Cuáles son las principales dificultades?
Cierto. A menudo se considera que la administración de empresas es sólo gestión contable, pero su papel es mucho más complejo y crucial para el funcionamiento y el crecimiento de una empresa. Y la complejidad, inevitablemente, trae consigo imprevistos y dificultades; entre otras cosas, porque la administración depende de los datos que le proporcionan otros departamentos, como ventas, producción y logística.
Es esencial mantenerse informado sobre la normativa fiscal y contable, que cambia con frecuencia, tanto a nivel nacional como internacional. Por ello, la gestión de pagos, cobros y contratos puede resultar compleja, sobre todo en un contexto internacional con diferentes divisas, costumbres comerciales y normativas. Otro factor crítico es el diálogo con bancos y entidades de crédito y el trato con organismos de control como auditores y agencias tributarias.
Por último, la presión, que cada cual afronta y maneja de forma diferente. Presión que aumenta a medida que se acercan los plazos fiscales, el cierre del balance o durante determinados picos de trabajo.
En los últimos años la producción, el personal y el volumen de negocio de la empresa han crecido mucho, al igual que su proyección internacional. ¿En qué medida ha dificultado esto su trabajo?
La internacionalidad de nuestra empresa ha hecho más complejo el trabajo de la administración porque hay que prestar atención a multitud de detalles relacionados con las diferencias legislativas entre países: distintas monedas, normalización de los estados financieros siguiendo las normas internacionales de contabilidad, que pueden diferir de la normativa contable local.
La fiscalidad internacional también tiene que lidiar con conceptos como los precios de transferencia, es decir, la fijación de precios para las transacciones entre filiales de un mismo grupo. Estos precios deben documentarse y demostrar que son justos, de acuerdo con la normativa local e internacional, para evitar acusaciones de elusión fiscal.
¿Qué importancia tienen los procedimientos en la gestión del proceso administrativo?
Los procedimientos son cruciales, ya que garantizan la eficacia, la transparencia, el cumplimiento de la normativa y la coherencia de las actividades dentro de una organización.
A medida que la empresa ha ido creciendo, ¿han tenido que actualizarlos?
Las competencias del grupo de trabajo pudieron acomodarse al crecimiento de la empresa, y los procedimientos se adaptaron «simplemente» a una visión más amplia.
Un hardware y un software cada vez más potentes son esenciales para gestionar los miles de datos que convergen en su departamento. ¿Cree que la inteligencia artificial mejorará aún más la calidad de su trabajo?
La inteligencia artificial está transformando rápidamente diversos sectores y la administración de empresas no es una excepción. Sin duda ayudará a automatizar procesos repetitivos y laboriosos, a reducir los errores humanos y a aumentar la eficacia operativa, a la hora de analizar grandes cantidades de datos que pueden utilizarse para tomar decisiones estratégicas.
¿De qué otras funciones se ocupa a diario?
El director administrativo colabora activamente con todas las funciones corporativas para optimizar la gestión de los gastos, garantizar la sostenibilidad económica de las actividades y asegurar una gestión eficaz de los flujos financieros.
¿Cuál es la relación con la propiedad? En el sentido de cómo administración/finanzas participan en las decisiones estratégicas de la empresa, ya que es el departamento que gestiona los recursos económicos para ponerlas en práctica.
El departamento mantiene informada a la propiedad sobre la situación económica de la empresa, facilitando una visión clara y realista de sus capacidades en el mercado. Una vez que la propiedad ha decidido la estrategia, es responsable de gestionar los fondos y poner en marcha los procesos financieros para aplicarla y garantizar que los objetivos estratégicos se alcancen dentro de los presupuestos establecidos.
Responsable del departamento de contabilidad/administración
El papel del responsable administrativo es de importancia estratégica para apoyar el crecimiento de Multitel Pagliero en todos los mercados. En un futuro próximo, el departamento administrativo no sólo será un guardián de la sostenibilidad económica, sino también un promotor de la innovación en los procesos de gestión, garantizando que la empresa cuente con estructuras y herramientas adecuadas para afrontar los retos globales. Al mismo tiempo, el departamento administrativo, como pilar operativo, tendrá que transformarse en un centro de excelencia capaz de apoyar el crecimiento en los mercados exteriores con procesos ágiles, digitalizados y orientados a la eficiencia. Será esencial integrar tecnologías avanzadas de automatización, mejorar la gobernanza de los datos y desarrollar una visión proactiva en la gestión de riesgos y oportunidades. En este contexto, toda la estructura administrativa se convertirá en una fuerza motriz, ayudando a construir una base sólida para la expansión y competitividad de Multitel Pagliero.