Le bureau comptabilité/administration est une plaque tournante dans la vie de Multitel Pagliero. Il est quotidiennement en contact avec tous les départements de l’entreprise et avec le monde extérieur et joue un rôle central dans la gestion stratégique et opérationnelle de l’organisation. Nous en parlons avec la responsable Ada Gonella.
Depuis combien de temps travaillez-vous chez Multitel Pagliero et depuis combien de temps êtes-vous responsable de l’administration?
Après avoir commencé mes études à la faculté d’économie et commerce, je suis entrée ici en janvier 2014 et suis responsable du bureau depuis janvier 2023. Au départ, je m’occupais de la facturation pour l’Italie, la France et l’étranger en général, ainsi que de l’établissement des devis, puis je suis passée à la comptabilité générale. Actuellement, j’assure la gestion de la finance d’entreprise et les relations avec les banques, le bilan comptable et de gestion, le calcul et la gestion de la TVA, la rédaction et la présentation des déclarations fiscales et les rapports avec l’administration fiscale.
Quelles sont les compétences qui se rattachent au bureau que vous dirigez?
Souvent (mais ce n’est pas le cas ici), on a tendance à sous-évaluer le rôle du service administratif, alors qu’en fait il possède un large éventail de compétences – chose indispensable pour une entreprise qui opère sur les marchés internationaux :
– en matière de comptabilité : gestion du cycle actif et passif et facturation des clients et des fournisseurs ; tenue des livres comptables obligatoires ; enregistrements comptables ; réconciliations bancaires et contrôle de caisse ; préparation des écritures d’ajustement et clôture du bilan.
– en matière d’administration : gestion de la documentation d’entreprise et rapports avec des entités externes (conseiller fiscal, organismes de prévoyance, bureaux publics) ; supervision de l’application des réglementations en matière fiscale et tributaire ; suivi et gestion des échéances administratives.
– en matière fiscale et tributaire : calcul et gestion de la TVA, impôts directs et indirects ; rédaction et présentation des déclarations fiscales ; gestion des rapports avec les différentes autorités fiscales.
– en matière de budget et reporting : rédaction des comptes annuels (bilan comptable et de gestion) ; analyse financière et documents de reporting destinés à la direction.
Combien de personnes composent le groupe de travail ? Et quelles sont leurs fonctions?
Le bureau, qui opère sous la supervision d’Anna Pagliero (administratrice déléguée de toutes les filiales étrangères de Multitel Pagliero : France, Royaume-Uni, Allemagne et Espagne), s’appuie sur :
- Jessica : chargée des enregistrements comptables, des réconciliations bancaires, des paiements et du contrôle de caisse ;
- Tiziana : responsable de la facturation pour l’Italie et l’étranger, à l’exception de la France ;
- Giorgia : chargée de l’enregistrement des factures des fournisseurs et de la gestion des actifs ;
- Manuela, Laura et Giulia : chargées de la comptabilité générale et de l’administration de Multitel International.
Quelles sont les responsabilités et les caractéristiques de la personne qui doit diriger le bureau comptabilité/administration?
La personne responsable de ce secteur remplit un rôle important dans la gestion stratégique et opérationnelle de l’organisation. Elle coordonne et oriente les activités financières et administratives, garantit la conformité réglementaire, la durabilité financière et l’optimisation des ressources. Concernant les particularités de ce poste, elles sont les suivantes :
- connaissance de la comptabilité, de la fiscalité et des lois financières ;
- connaissance des logiciels de gestion et des outils d’analyse financière ;
- vision claire des objectifs de l’entreprise et de la manière de les atteindre ;
- capacité à gérer les priorités et à respecter les échéances critiques ;
- capacité à opérer de manière transparente et responsable, en respectant la conformité réglementaire.
Et celles des personnes qui y travaillent?
Un cadre d’intervention aussi varié exige du soin et de la précision dans la gestion des données et des informations, ainsi que la capacité à les optimiser, à assurer la confidentialité de leur gestion, à entretenir de bonnes relations externes avec les réviseurs des comptes, les conseils et les fournisseurs de services. Enfin, il est fondamental de savoir utiliser les outils informatiques.
On a généralement tendance à assimiler l’administration à la « simple » comptabilité, alors qu’en fait c’est une plaque tournante dans la vie d’une entreprise, car elle est en relation avec tous les services et avec le monde extérieur (clients nationaux et internationaux, fournisseurs, banques, fisc, organes de contrôle). Quelles sont les principales difficultés qu’il faut gérer?
C’est vrai, l’administration est souvent considérée uniquement comme la gestion de la comptabilité, mais son rôle est beaucoup plus complexe et prégnant pour le fonctionnement et la croissance d’une entreprise. Et la complexité entraîne inévitablement des imprévus et des difficultés – ne serait-ce que parce que l’administration est tributaire des données fournies par d’autres départements, tels que le service commercial, la production et la logistique.
Une chose fondamentale est de se tenir informé sur les réglementations fiscales et comptables, qui changent fréquemment, à l’échelle tant nationale qu’internationale. Par conséquent, gérer les paiements, les encaissements et les contrats peut s’avérer compliqué, spécialement dans un contexte international présentant des devises, des usages commerciaux et des règlements différents. Un autre facteur de criticité est le dialogue avec les banques et les établissements de crédit et la manière de se relationner avec les organes de contrôle tels que les réviseurs et les bureaux du fisc.
Enfin, il y a la pression, que chacun, toutefois, affronte et gère à sa manière. Une pression qui augmente à l’approche des échéances fiscales, de la clôture du bilan ou lors de périodes de pointe dans le travail.
Ces dernières années, les effectifs de l’entreprise et son chiffre d’affaires ont beaucoup augmenté, de même que la projection à l’international. Dans quelle mesure cela a-t-il compliqué votre travail?
La dimension internationale de notre entreprise a compliqué notre travail parce qu’il faut tenir compte de toute une série de détails liés aux différences législatives d’un pays à l’autre : devises différentes, uniformisation des bilans selon des standards comptables internationaux, qui peuvent s’écarter des réglementations comptables locales.
La fiscalité internationale doit en outre gérer des concepts tels que celui du prix de transfert, c’est-à-dire la définition de prix pour les transactions entre filiales d’un même groupe. Il faut documenter ces prix et démontrer qu’il s’agit de prix équitables, en ligne avec les législations locales et internationales, pour éviter toute accusation d’évasion fiscale.
Quelle est l’importance des procédures dans la gestion du processus administratif?
Les procédures sont fondamentales dans la mesure où elles garantissent l’efficience, la transparence, la conformité réglementaire et la cohérence des activités effectuées au sein d’une organisation.
Vous a-t-il fallu les ajuster, compte tenu de la croissance de l’entreprise?
En fait, les compétences du groupe de travail ont permis de seconder la croissance de l’entreprise et les procédures ont simplement été adaptées à une vision plus large.
Des équipements matériels et logiciels toujours plus performants sont fondamentaux pour gérer les milliers de données qui convergent dans votre département. Pensez-vous que l’intelligence artificielle puisse améliorer encore la qualité de votre travail?
L’intelligence artificielle est en train de transformer rapidement différents secteurs, et l’administration d’entreprise ne fait pas exception. L’IA aidera certainement à automatiser certains processus répétitifs et laborieux, à réduire les erreurs humaines, à augmenter l’efficience opérationnelle, à analyser de grandes quantités de données que l’on pourra utiliser pour prendre des décisions stratégiques.
Avec quelles autres fonctions vous confrontez-vous quotidiennement?
La personne responsable de l’administration collabore activement avec toutes les fonctions de l’entreprise pour optimiser la gestion des dépenses, garantir la durabilité économique des activités et assurer une gestion efficace des flux financiers.
Et avec les propriétaires, quel genre de rapport avez-vous ? De fait, l’administration et la finance sont impliquées dans les choix stratégiques de l’entreprise, vu que c’est ce département qui gère les ressources économiques pour mettre ces choix en place.
Le bureau fait en sorte que les propriétaires soient toujours informés de la situation économique de l’entreprise, afin qu’ils aient une vision claire et réaliste de ses capacités sur le marché. Une fois que les propriétaires décident d’une stratégie, le bureau se charge de gérer les fonds et de mettre en place les processus financiers pour l’appliquer et s’assurer que les objectifs stratégiques soient atteints dans le respect des budgets fixés.
Responsable du bureau comptabilité/administration
Le responsable administratif joue un rôle stratégique central en termes de soutien à la croissance de Multitel Pagliero sur tous les marchés. Bientôt, le département administratif ne sera pas seulement le gardien de la durabilité économique, mais aussi un promoteur de l’innovation dans les processus de gestion, garantissant que l’entreprise dispose de structures et d’instruments adéquats pour affronter les défis globaux. Dans le même temps, le bureau administratif, en tant que pilier organisationnel, devra devenir un centre d’excellence, capable de soutenir la croissance sur les marchés étrangers par des processus agiles, numérisés et orientés efficacité. Il sera essentiel d’intégrer des technologies avancées pour l’automation, d’améliorer la gouvernance des données et de développer une vision proactive dans la gestion du risque et des opportunités. Dans ce contexte, la structure administrative tout entière deviendra une force motrice, qui contribuera à bâtir des fondations solides pour l’expansion et la compétitivité de Multitel Pagliero.