Eine zentrale Anlaufstelle in den Betriebsabläufen von Multitel Pagliero ist die Buchhaltungs- und Verwaltungsabteilung, da sie eine Schlüsselrolle im strategischen und operativen Management des Unternehmens spielt und täglich mit allen Abteilungen des Unternehmens und extern interagiert. Hier sprechen wir mit Ada Gonella, der Leiterin der Abteilung.
Wie lange arbeiten Sie schon bei Multitel Pagliero und seit wann sind Sie für die Verwaltung zuständig?
Ich bin im Januar 2014 in das Unternehmen eingetreten, nachdem ich mein Studium an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften begonnen hatte, und bin seit Januar 2023 für die Abteilung verantwortlich. Bevor ich in die allgemeine Buchhaltung wechselte, war ich zunächst für die Rechnungsstellung für Italien, Frankreich und andere Länder sowie für die Erstellung von Kostenvoranschlägen zuständig. Jetzt bin ich für die Unternehmensfinanzierung und die Beziehungen zu Banken, die Finanzberichte und die operative Finanzberichterstattung, die Berechnung und Verwaltung der Mehrwertsteuer, die Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen und die Beziehungen zur Steuerbehörde zuständig.
Welche Aufgaben fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich?
Obwohl die Rolle der Verwaltungsabteilung manchmal unterschätzt wird, hat sie in Wirklichkeit ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten, die für ein Unternehmen, das auf internationalen Märkten tätig ist, von entscheidender Bedeutung sind.
– Allgemeine Buchhaltung mit Verwaltung der Verkaufs- und Einkaufszyklen, Kunden- und Lieferantenrechnungen. Führung der obligatorischen Buchhaltungsunterlagen, Buchungen, Bankabstimmung und Cashflow-Management, Vorbereitung von Anpassungs- und Abschlussbuchungen.
– Verwaltung, einschließlich der Abwicklung der Unternehmensdokumentation und der Beziehungen zu anderen Stellen (Wirtschaftsprüfer, Sozialversicherungsträger, öffentliche Ämter); Überwachung der korrekten Anwendung von Steuer- und Finanzvorschriften, Überwachung und Einhaltung von Verwaltungsfristen.
– Steuerliche und finanzbehördliche Anforderungen, einschließlich der Berechnung und Verwaltung von Mehrwertsteuer, direkten und indirekten Steuern; Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen, Verwaltung der Beziehungen zur Steuerbehörde und anderen Finanzbehörden.
– Budget und Berichterstattung mit Erstellung von Finanzberichten (Perioden- und Betriebsberichte). Finanzanalyse und Berichterstattung für die Geschäftsführung.
Wie viele Personen gehören zu Ihrer Arbeitsgruppe und welche Aufgaben haben sie?
Unter der Leitung von Anna Pagliero (Geschäftsführerin aller ausländischen Tochtergesellschaften von Multitel Pagliero: Frankreich, Großbritannien, Deutschland und Spanien) arbeiten in der Abteilung:
- Jessica: kümmert sich um Buchhaltungsunterlagen, Bankabstimmung, Zahlungen und Cashflow
- Tiziana: zuständig für die Rechnungsstellung in Italien und im Ausland, außer Frankreich
- Giorgia: konzentriert sich auf die Erfassung der Lieferantenrechnungen und die Verwaltung des Anlagevermögens
- Manuela, Laura e Giulia sind für die allgemeine Buchhaltung und Verwaltung von Multitel International zuständig.
Welche Verantwortlichkeiten und Eigenschaften muss die Person, die die Buchhaltungs- und Verwaltungsabteilung leitet, mitbringen?
Die Person, die für diesen Bereich zuständig ist, spielt eine wichtige Rolle bei der strategischen und operativen Leitung der Organisation, indem sie die Finanz- und Verwaltungsabläufe koordiniert und leitet, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und für finanzielle Nachhaltigkeit und Ressourcenoptimierung sorgt. Was die spezifischen Aspekte betrifft:
– Kenntnisse der Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzvorschriften
– Kenntnisse von Managementsoftware und Finanzanalyse-Tools
– eine klare Vorstellung von den Unternehmenszielen und den Methoden zu deren Erreichung haben
– wissen, wie man Prioritäten setzt und kritische Fristen einhält
– Geschäfte transparent, verantwortungsbewusst und unter Beachtung der Vorschriften führen.
Und diejenigen, die dort arbeiten?
Genauigkeit, Präzision und die Fähigkeit, Daten und Informationen zu optimieren, sind in einem so breit gefächerten Tätigkeitsbereich unerlässlich. Vertraulichkeit bei der Datenverwaltung und gute externe Beziehungen zu Wirtschaftsprüfern, Beratern und Dienstleistern sind ebenfalls wichtig. Schließlich ist auch der Einsatz von IT-Tools von grundlegender Bedeutung.
Obwohl die Verwaltung lediglich mit der „einfachen“ Buchhaltung in Verbindung gebracht wird, spielt sie eine zentrale Rolle im Leben eines Unternehmens, da sie mit allen Abteilungen und der Außenwelt (inländische und internationale Kunden, Lieferanten, Banken, Steuerbehörden, Kontrollbehörden) in Kontakt steht. Mit welchen Hauptschwierigkeiten ist zu rechnen?
Das ist wahr. Obwohl die Unternehmensverwaltung oft als reine Buchhaltung angesehen wird, ist ihre Rolle weitaus komplexer und für den Betrieb und die Expansion eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Und diese Komplexität bringt unweigerlich unvorhergesehene Ereignisse und Schwierigkeiten mit sich, auch weil die Verwaltung auf Daten angewiesen ist, die von anderen Abteilungen wie Vertrieb, Produktion und Logistik bereitgestellt werden.
Es ist von entscheidender Bedeutung, über die sich häufig ändernden Steuer- und Buchhaltungsgesetze, sowohl im Inland als auch international, auf dem Laufenden zu bleiben. Daher kann die Abwicklung von Zahlungen, Inkasso und Verträgen zu einer Herausforderung werden, insbesondere im Umgang mit dem Ausland, wo andere Währungen, Geschäftspraktiken und Vorschriften gelten. Ein weiterer kritischer Faktor ist der Dialog mit Banken und Kreditinstituten sowie der Umgang mit Kontrollorganen wie Wirtschaftsprüfern und Steuerbehörden.
Schließlich der Druck, den jeder anders erlebt und handhabt. Der Druck steigt, wenn Steuerfristen näher rücken, die Bilanz geschlossen werden muss oder wenn es zu bestimmten Arbeitsspitzen kommt.
In den letzten Jahren sind Produktion, Mitarbeiterzahl und Umsatz des Unternehmens erheblich gestiegen, ebenso wie seine internationale Reichweite. Inwiefern hat dies Ihre Arbeit erschwert?
Die globalen Aktivitäten unseres Unternehmens haben die Arbeit der Verwaltung erschwert, da eine Reihe von Details im Zusammenhang mit den gesetzlichen Unterschieden zwischen den Ländern beachtet werden müssen, unterschiedliche Währungen und die Standardisierung von Bilanzen unter Verwendung internationaler Rechnungslegungsstandards, die sich von den lokalen Vorschriften unterscheiden können.
Die internationale Besteuerung muss auch Konzepte wie Transfer Pricing verwalten, d. h. die Festlegung von Preisen für Transaktionen zwischen Zweigniederlassungen desselben Konzerns. Diese Preise müssen dokumentiert und als angemessen nachgewiesen werden, in Übereinstimmung mit lokalen und internationalen Gesetzen, um den Vorwurf der Steuerhinterziehung zu vermeiden.
Wie wichtig sind Verfahren für die Verwaltung des Verwaltungsprozesses?
Verfahren sind unerlässlich, da sie Effizienz, Transparenz, Einhaltung von Vorschriften und Konsistenz der innerhalb einer Organisation durchgeführten Vorgänge gewährleisten.
Mussten Sie sie im Zuge der Expansion des Unternehmens aktualisieren?
Die Fähigkeiten der Arbeitsgruppe haben es uns ermöglicht, uns gemeinsam mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln, und die Verfahren wurden „einfach“ an eine umfassendere Vision angepasst.
Die Verwaltung der Tausenden von Daten, die in Ihrer Abteilung zusammenlaufen, erfordert immer leistungsfähigere Hard- und Software. Glauben Sie, dass künstliche Intelligenz die Qualität Ihrer Arbeit weiter verbessern kann?
Künstliche Intelligenz verändert verschiedene Sektoren rasant, und die Betriebswirtschaft bildet da keine Ausnahme. Sie wird sicherlich dazu beitragen, langwierige und sich wiederholende Prozesse zu automatisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern sowie große Datenmengen zu analysieren, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen können.
Mit welchen anderen Abteilungen haben Sie täglich zu tun?
Die Verwaltungsleitung arbeitet aktiv mit allen Unternehmensabteilungen zusammen, um die Kostenkontrolle zu maximieren, die wirtschaftliche Nachhaltigkeit der Aktivitäten zu gewährleisten und eine effiziente Verwaltung der Finanzströme sicherzustellen.
Da die Verwaltungs-/Finanzabteilung an den strategischen Entscheidungen des Unternehmens beteiligt ist, denn sie verwaltet die wirtschaftlichen Ressourcen zur Umsetzung dieser Entscheidungen, in welcher Beziehung steht sie zu den Eigentümern?
Die Abteilung hält die Eigentümer über die Finanzlage des Unternehmens auf dem Laufenden und vermittelt ein klares und realistisches Bild des Marktpotenzials. Sobald die Eigentümer eine Vorgehensweise beschlossen haben, sind sie für die Verwaltung der Mittel und die Durchführung der Finanzprozesse zur Umsetzung dieser Vorgehensweise verantwortlich und stellen sicher, dass die strategischen Ziele innerhalb der Grenzen der festgelegten Budgets erreicht werden.
Leiterin der Buchhaltungs-/Verwaltungsabteilung
Die Rolle der Verwaltungsleitung ist von entscheidender strategischer Bedeutung für die Unterstützung der Expansion von Multitel Pagliero auf allen Märkten. Die Verwaltungsabteilung wird in Kürze nicht nur die wirtschaftliche Nachhaltigkeit des Unternehmens schützen, sondern auch Innovationen in Managementprozessen fördern und sicherstellen, dass das Unternehmen über die richtigen Instrumente und Strukturen verfügt, um globale Herausforderungen zu bewältigen. Gleichzeitig muss sich die Verwaltungsabteilung als tragende Säule des Betriebs in ein Kompetenzzentrum mit flexiblen, digitalisierten und effizienzorientierten Prozessen verwandeln, die das Wachstum auf ausländischen Märkten unterstützen können. Die Entwicklung eines proaktiven Ansatzes für das Risiko- und Chancenmanagement, die Verbesserung der Datenverwaltung und die Integration fortschrittlicher Technologien zur Automatisierung werden von entscheidender Bedeutung sein. Der gesamte Verwaltungsrahmen wird in dieser Situation als Katalysator fungieren und die Schaffung starker Rahmenbedingungen für die Expansion und Wettbewerbsfähigkeit von Multitel Pagliero unterstützen.