Conoscere per decidere: la gestione degli acquisti è racchiusa in queste due azioni. Ce lo racconta Davide Demaria, Responsabile dell’ufficio acquisti.
All’arrivo nel dicembre 2017, Davide ha già alle spalle 16 anni di esperienza in un’azienda per certi versi simile – nella storia e la filosofia di lavoro – a Multitel Pagliero. L’attività nell’ufficio tecnico e successivamente in produzione, gli fanno acquisire le conoscenze indispensabili per la gestione degli acquisti. Conoscenze che in Multitel Pagliero gli permettono di raccogliere e sviluppare con successo il lavoro fatto dall’attuale CEO Fabio Pagliero.
Di cosa si occupa il dipartimento acquisti?
Ad eccezione dei veicoli sui quali montiamo le nostre attrezzature, il cui acquisto è in capo alla Direzione, nel nostro ufficio ci occupiamo dell’approvvigionamento sia di componenti diretti (inerenti alla produzione) indiretti (cancelleria, arredamenti, ecc.), beni e servizi.
Quante persone compongono il gruppo di lavoro e con quali compiti?
Oltre al sottoscritto – a cui fanno capo l’analisi dei fabbisogni, la validazione delle proposte di acquisto da parte dei capi reparto, la ricerca di nuovi fornitori e le trattative – ci sono:
– Martina, ingegnere gestionale, che mi affianca nella gestione e l’approvvigionamento del materiale elettrico/elettronico, sollecito del materiale in generale e, aspetto importantissimo, nella registrazione degli ingressi merci. Operazione che ci permette di avere sempre sotto controllo le giacenze reali allineate ed eventuali ritardi.
– Enrico, che si occupa della redazione delle proposte e degli ordini di acquisto sul nostro ERP, la registrazione delle conferme d’ordine, la verifica dei dati e l’aggiornamento del sistema. Inoltre tutti gli acquisti di articoli di supporto per la produzione transitano da lui (attrezzature, utensili, cancelleria, ecc.); lavoro nel quale mette a frutto la precedente esperienza nel settore della vendita di componenti.
Quali sono le responsabilità e le caratteristiche di chi deve dirigere il dipartimento acquisti?
Per me la parola chiave è “CONOSCENZA”. Occorre conoscere il prodotto che si deve acquistare, il fornitore a cui affidarsi, le dinamiche contrattuali ed economiche per effettuare delle trattative efficaci e, non ultimo, conoscere dove il prodotto richiesto verrà utilizzato in azienda: questa informazione è importante per valutare eventuali alternative. Ovviamente, tutte queste operazioni devono avvenire in tempi consoni, perciò una “buona velocità di pensiero” e di “problem solving” aiutano. La maggiore responsabilità, che comunque è comune a tutti gli enti aziendali, è che non possono esistere intoppi nella catena di approvvigionamento. Eventuali ritardi o errori dei fornitori devono essere gestiti e risolti immediatamente, perché cambiare i piani di produzione con una struttura molto complessa è impossibile.
Con quali altre funzioni vi confrontate quotidianamente?
Il primo confronto è sempre con il Responsabile di produzione con il quale si condividono soprattutto i problemi che richiedono immediata soluzione, mentre con i responsabili degli uffici tecnici (meccanica e impiantistica) vi è un intenso dialogo sulle novità in procinto di entrare in produzione. Fondamentale lo scambio d’idee con Fabio Pagliero, sia in quanto figura di riferimento istituzionale, sia per la sua grande precedente esperienza nel mio ruolo.
In oltre 20 anni di esperienza in quest’ambito, in generale come è cambiata la funzione del dipartimento acquisti?
Come in tutti settori c’è stata un’evoluzione tecnologica di materiali e prodotti e solo la grande conoscenza (parola chiave) della materia permette di sapere cosa si compra. Rispetto al passato – quando i componenti erano classici e ripetitivi – è necessario un continuo studio e aggiornamento. In più la velocità di richieste e consegne è aumentata esponenzialmente, mettendoci a volte sotto pressione per individuare fornitori adatti a soddisfare non solo tecnicamente ciò’ che si ricerca.
Quali sono le maggiori difficoltà da affrontare?
Per assurdo ritengo che la grande disponibilità di fornitori di cui oggigiorno disponiamo grazie alla globalizzazione, possa creare a volte confusione rispetto al passato, quando si era quasi obbligati a scegliere i pochi fornitori noti. Multitel Pagliero si avvale di fornitori selezionati, dall’assoluta e comprovata fiducia, senza farsi trarre in inganno da facili occasioni. Dopo di che non è semplice mantenere costante il livello del rapporto: bisogna tenere alta l’attenzione, mai darsi per scontati perché il fornitore, forte della sua posizione, potrebbe essere tentato di abbassare la qualità e alzare i prezzi senza interpellarci.
Gli acquisti diretti sono sicuramente la parte più importante del lavoro, in quanto devono mantenere efficiente la catena produttiva, rispondendo al finance in termini di spesa. Puoi spiegare come funziona l’iter degli approvvigionamenti, tenendo conto vi sono 8 stabilimenti con unità produttive specializzate?
Il processo di acquisto dei componenti avviene tramite due grandi canali: il sottoscritto, utilizzando il sistema gestionale, analizza impegni, fabbisogni, previsioni e giacenze, emette ordini sia di breve periodo, sia di lunga visione cadenzati nei mesi. Parimenti i responsabili di tutti i reparti, sempre utilizzando procedure tracciate sul gestionale, emettono “proposte di richieste” che dopo essere validate da me, vengono tradotte in ordini. Solitamente sono componenti di minuteria e di consumo legate al singolo reparto.
La produzione Multitel Pagliero è sostanzialmente stabile per numero di unità prodotte a settimana; ciò rende più semplice definire il budget degli acquisti?
Certamente uno dei tanti plus della Multitel è la costanza nella cadenza di produzione e la lunga visione: 2 fattori che ci aiutano moltissimo e ci danno “gettoni” da poterci giocare con i fornitori per ottenere prezzi favorevoli e pianificare consegne accettabili per tutti.
Due anni fa il Covid ha messo in crisi l’approvvigionamento di molte industrie. La cosa ha colpito anche Multitel Pagliero?
Più che il Covid, che a livello produttivo ha coinvolto direttamente pochi mesi, sono stati i due anni seguenti a metterci in difficoltà, con la “combinazione perfetta”: crescita esponenziale di produzione e carenza incredibile di materiale. Abbiamo dovuto raddoppiare gli sforzi, ma grazie all’ottimo lavoro fatto negli anni precedenti con i fornitori, siamo riusciti a calmierare i disagi. Un’azione preventiva è sempre meglio che intervenire quando c’è in corso un problema.
Il dipartimento acquisti viene coinvolto nella scelta del fornitore? È chiamato a valutare la qualità del prodotto, materia prima o dell’affidabilità nelle forniture?
Il nostro ufficio è attore principale nella scelta del fornitore. Ovviamente ci avvaliamo della consulenza degli uffici tecnici, ma sempre con la nostra supervisione. È importante sapere chi sia il responsabile altrimenti si rischiano confusioni, decisioni errate o allungamenti di tempo nelle decisioni. Ci confrontiamo anche con l’Ufficio qualità in quanto i controlli di conformità sono in capo a loro: le statistiche che estrapolano sono di aiuto per definire i valori e i parametri del prodotto e quindi del fornitore.
Il fatto che Multitel Pagliero produca da sé il 95% di ciò che vende, semplifica il vostro lavoro?
Diciamo che non trattiamo i componenti “semilavorati”, perché fatti internamente, ma l’acquisto dei “grezzi” non è così semplice. Qualitativamente comprare le materie prime in grandi quantità comporta conoscenza e capacità di trattare, dovendoci confrontare con dei player mondiali, siano essi acciaierie o fonderie.
Responsabile ufficio acquisti
Per descrivere l’approccio che ricerco in me stesso e nei collaboratori, prendo a prestito una citazione di un famoso personaggio pubblico, allenatore che alle Olimpiadi di questa estate ci ha fatto sognare con la pallavolo femminile, Julio Velasco: “Lo schiacciatore non discute la schiacciata, la risolve”. Ovvero, occorre arrivare allo scopo che ci si è prefissati, senza stare a perdere tempo in inutili parole. Noi dobbiamo concentrarci sul nostro lavoro e trovare soluzioni, non scuse: questo spirito in Multitel Pagliero lo si respira sin dall’ingresso dei vari stabilimenti, sino alla direzione. Quest’efficienza la trasmettiamo tutti i giorni ai nostri attuali e potenziali fornitori, in maniera che capiscano cosa chiediamo e ci aspettiamo da loro; dobbiamo alimentarla per essere pronti alle nuove e stimolanti avventure che ci aspetteranno in futuro.