Cuando llegó en diciembre de 2017 a Multitel Pagliero, Davide Demaria ya contaba con 16 años de experiencia a sus espaldas en una empresa en cierto modo similar, por su historia y su filosofía de trabajo. Su labor en el departamento técnico y, posteriormente, en producción le aportaron los conocimientos indispensables en la gestión de compras. Conocimientos que en Multitel Pagliero le permiten recoger y desarrollar con éxito el trabajo realizado por el actual CEO Fabio Pagliero.
¿De qué se ocupa el departamento de compras?
A excepción de los vehículos en los que montamos nuestros equipos, cuya compra es responsabilidad de la dirección, en nuestro departamento nos ocupamos de la adquisición de componentes directos (relacionados con la producción) como indirectos (papelería, mobiliario, etc.), bienes y servicios.
¿Cuántas personas componen el grupo de trabajo y con qué tareas?
Además de mí -que me encargo de analizar las necesidades, validar las propuestas de compra de los jefes de departamento, buscar nuevos proveedores y negociar-, están:
– Martina, ingeniera de gestión, que me ayuda en la gestión y adquisición de material eléctrico/electrónico, la solicitud de material en general y, aspecto importantísimo, en el registro de entrada de mercancías. Esta operación nos permite tener siempre bajo control las existencias reales alineadas y los posibles retrasos.
– Enrico, que se encarga de redactar las propuestas y los pedidos de compra en nuestro ERP, registrar las confirmaciones de pedido, comprobar los datos y actualizar el sistema. Además, todas las compras de artículos de apoyo a la producción pasan por él (equipos, herramientas, papelería, etc.); un trabajo en el que aprovecha su experiencia previa en el sector de la venta de componentes.
¿Cuáles son las responsabilidades y características de alguien que tiene que dirigir el departamento de compras?
Para mí, la palabra clave es «CONOCIMIENTO«. Es necesario conocer el producto que se va a comprar, el proveedor en el que se va a confiar, la dinámica contractual y económica para llevar a cabo negociaciones eficaces y, por último, pero no por ello menos importante, saber dónde se va a utilizar el producto requerido en la empresa: esta información es importante para evaluar posibles alternativas. Obviamente, todas estas operaciones deben realizarse a tiempo, por lo que una «buena velocidad de pensamiento» y la «resolución de problemas» ayudan. La mayor responsabilidad, común a todas las empresas, es que no haya contratiempos en la cadena de suministro. Cualquier retraso o error de los proveedores debe gestionarse y resolverse de inmediato, porque cambiar los planes de producción con una estructura muy compleja es imposible.
¿Con qué otras funciones trata a diario?
La primera confrontación es siempre con el Director de Producción, con el que compartimos sobre todo problemas que requieren soluciones inmediatas, mientras que con los responsables de los departamentos técnicos (mecánica e ingeniería de planta) hay un intenso diálogo sobre los nuevos productos a punto de entrar en producción. El intercambio de ideas con Fabio Pagliero es fundamental, tanto como figura de referencia institucional como por su gran experiencia previa en mi función.
En más de 20 años de experiencia en este campo, ¿cómo ha cambiado en general la función del departamento de compras?
Como en todos los sectores, ha habido una evolución tecnológica de materiales y productos, y sólo un gran conocimiento (palabra clave) del tema te permite saber lo que estás comprando. En comparación con el pasado, cuando los componentes eran clásicos y repetitivos, es necesario un estudio y una actualización continuos. Además, la velocidad de los pedidos y las entregas ha aumentado exponencialmente, lo que nos pone a veces bajo presión para encontrar proveedores adecuados que satisfagan no sólo técnicamente lo que se busca.
¿Cuáles son las mayores dificultades a las que se enfrenta?
Por absurdo que parezca, creo que la gran disponibilidad de proveedores que tenemos hoy en día gracias a la globalización puede crear a veces confusión en comparación con el pasado, cuando uno estaba casi obligado a elegir a los pocos proveedores conocidos. Multitel Pagliero utiliza proveedores seleccionados de absoluta y probada confianza, sin dejarse engañar por negocios fáciles y en los que después no es fácil mantener constante el nivel de la relación: hay que mantener alta la atención, no dar nunca las cosas por descontado porque el proveedor, fuerte en su posición, puede tener la tentación de bajar la calidad y subir los precios sin preguntarnos.
Las compras directas son sin duda la parte más importante del trabajo, ya que tienen que mantener la eficiencia de la cadena de producción, respondiendo a las finanzas en términos de gasto. ¿Puede explicar cómo funciona el proceso de compras, teniendo en cuenta que hay 8 plantas con unidades de producción especializadas?
El proceso de compra de componentes se desarrolla a través de dos canales principales: por una parte yo, a través del sistema de gestión, analizo los compromisos, las necesidades, las previsiones y las existencias, y emito los pedidos, tanto a corto como a largo plazo, que se cadencian a lo largo de meses. Del mismo modo, los responsables de todos los departamentos, también mediante procedimientos registrados en el sistema de gestión, emiten «propuestas de pedido» que, tras ser validadas por mí, se traducen en pedidos. Suelen ser piezas pequeñas y consumibles relacionados con cada departamento.
La producción de Multitel Pagliero es básicamente estable en cuanto al número de unidades producidas por semana; ¿facilita esto la definición del presupuesto de compras?
Ciertamente, una de las muchas ventajas de Multitel es la constancia en la cadencia de producción y la visión a largo plazo: 2 factores que nos ayudan mucho y nos dan «fichas» que podemos jugar con los proveedores para obtener precios favorables y planificar entregas aceptables para todos.
Hace dos años, el Covid puso en crisis el suministro de muchas industrias. ¿Afectó esto también a Multitel Pagliero?
Más que el Covid, que afectó directamente a la producción durante unos pocos meses, fueron los dos años siguientes los que nos crearon dificultades, con la «combinación perfecta»: crecimiento exponencial de la producción y una increíble escasez de material. Tuvimos que redoblar nuestros esfuerzos, pero gracias al excelente trabajo realizado en años anteriores con los proveedores, pudimos paliar los inconvenientes. Una acción preventiva siempre es mejor que tener que intervenir cuando hay un problema.
¿Participa el departamento de compras en la elección del proveedor? ¿Tiene que evaluar la calidad del producto, la materia prima o la fiabilidad del suministro?
Nuestro departamento es el principal actor en la elección del proveedor. Por supuesto, nos dejamos asesorar por los departamentos técnicos, pero siempre bajo nuestra supervisión. Es importante saber quién es el responsable, de lo contrario se corre el riesgo de confusión, decisiones equivocadas o que lleven mucho tiempo. También estamos en contacto con el departamento de calidad porque los controles de conformidad son su responsabilidad: las estadísticas que extrapolan son de ayuda para definir los valores y parámetros del producto y, por tanto, del proveedor.
¿El hecho de que Multitel Pagliero produzca por sí misma el 95% de lo que vende le facilita el trabajo?
Digamos que no nos ocupamos de componentes «semiacabados», porque se fabrican internamente, pero comprar «piezas brutas» no es tan sencillo. Desde el punto de vista cualitativo, comprar materias primas en grandes cantidades implica conocimientos y capacidad de negociar, tener que tratar con actores globales, ya sean acerías o fundiciones.
RDIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Para describir el enfoque que busco en mí mismo y en mis colaboradores, tomo prestada una cita de un famoso personaje público, un entrenador que nos hizo soñar con el voleibol femenino en las Olimpiadas de este verano, Julio Velasco: «El atacante no discute el remate, lo realiza». Es decir, hay que llegar a la meta que uno se propone, sin perder el tiempo en palabras inútiles. Debemos centrarnos en nuestro trabajo y encontrar soluciones, no excusas: este espíritu se respira en Multitel desde la entrada a las distintas plantas, hasta la dirección. Transmitimos esta eficacia cada día a nuestros proveedores actuales y potenciales, para que comprendan lo que exigimos y esperamos de ellos; debemos alimentarla para estar preparados para las nuevas y apasionantes aventuras que nos esperan en el futuro.