Bereits vor seiner Ankunft im Dezember 2017 hatte Davide Demaria 16 Jahre Erfahrung in einem Unternehmen gesammelt, dessen Geschichte und Arbeitsphilosophie der von Multitel Pagliero recht ähnlich sind. Durch seine Arbeit in der technischen Abteilung und anschließend in der Produktion hatte er sich das notwendige Wissen für das Einkaufsmanagement angeeignet. Dieses Wissen ermöglichte es ihm bei Multitel Pagliero, die Arbeit, die zuvor vom derzeitigen CEO Fabio Pagliero geleistet wurde, erfolgreich fortzusetzen und weiterzuentwickeln.
Womit beschäftigt sich die Einkaufsabteilung?
Unsere Abteilung ist für die Beschaffung fast aller benötigten Produkte und Dienstleistungen zuständig, einschließlich direkter Komponenten (im Zusammenhang mit der Fertigung) und indirekter Komponenten (Schreibwaren, Möbel usw.). Die einzige Ausnahme bilden die LKWs, auf die wir unsere Plattformen montieren. Diese werden von der Geschäftsführung gekauft.
Wie viele Personen gehören zur Arbeitsgruppe und welche Aufgaben haben sie?
Ich führe die Bedarfsanalyse durch, validiere die Kaufvorschläge der Abteilungsleiter, suche nach neuen Lieferanten und führe Verhandlungen. Zur Arbeitsgruppe gehören außerdem:
– Martina, eine Betriebsingenieurin, die mich bei der Verwaltung und Beschaffung von elektrischem/elektronischem Material, bei den Liefermahnungen und, was sehr wichtig ist, bei der Registrierung eingehender Waren unterstützt. Dadurch können wir sicherstellen, dass die tatsächlichen Lagerbestände immer dem Bedarf entsprechen und wir Lieferverzüge kontrollieren können.
– Enrico, der für die Erstellung von Angeboten und Bestellungen in unserem ERP-System, die Eingabe von Auftragsbestätigungen, die Überprüfung von Daten und die Aktualisierung des Systems zuständig ist. Darüber hinaus laufen alle Einkäufe von Produktionshilfsmitteln (Ausrüstung, Werkzeuge, Büromaterial usw.) über ihn, eine Aufgabe, bei der er seine frühere Erfahrung im Komponentenverkauf gut nutzen kann.
Welche Kompetenzen und Eigenschaften muss eine Person mitbringen, die für den Einkauf zuständig ist?
„WISSEN“ ist meiner Meinung nach das Schlüsselwort. Um effektive Verhandlungen führen zu können, muss man wissen, welches Produkt gekauft werden soll, auf welchen Lieferanten man sich verlassen kann, welche vertraglichen und wirtschaftlichen Dynamiken es gibt und nicht zuletzt, wo das beschaffte Produkt im Unternehmen eingesetzt werden soll: Diese Informationen sind unerlässlich, um mögliche Alternativen abzuwägen. Natürlich muss all dies in einem angemessenen Zeitraum geschehen, sodass „schnelles Denken“ und die Fähigkeit zur „Problemlösung“ nützlich sind. Die größte Verantwortung, die allen Unternehmen gemein ist, besteht darin, sicherzustellen, dass es in der Lieferkette keine Probleme gibt. Bei einer so komplexen Struktur ist es unmöglich, Produktionspläne zu ändern, daher müssen Verzögerungen oder Probleme bei Lieferanten sofort behoben werden.
Mit welchen anderen Abteilungen habt ihr täglich zu tun?
Der erste Kontakt besteht immer mit dem Produktionsleiter, mit dem man vor allem Probleme bespricht, die eine sofortige Lösung erfordern, während mit den Verantwortlichen der technischen Büros (Mechanik und Anlagenbau) ein intensiver Dialog über die Neuheiten geführt wird, die kurz vor der Produktion stehen. Der Gedankenaustausch mit Fabio Pagliero ist von grundlegender Bedeutung, sowohl als institutionelle Bezugsperson als auch aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung in meiner Rolle.
Wie sehr hat sich Ihrer Meinung nach die Funktion der Einkaufsabteilung im Allgemeinen verändert, wenn man bedenkt, dass Sie über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in diesem Bereich verfügen?
Ähnlich wie in anderen Branchen hat es eine technologische Entwicklung bei Materialien und Produkten gegeben. Die einzige Möglichkeit, zu wissen, was man kauft, ist, über fundierte Kenntnisse (Stichwort) des Materials zu verfügen. Anders als in der Vergangenheit, als die Komponenten traditionell und repetitiv waren, ist jetzt eine kontinuierliche Forschung und Aktualisierung erforderlich. Darüber hinaus hat sich das Tempo, in dem Anfragen und Lieferungen erfolgen, exponentiell erhöht, was uns manchmal unter Druck setzt, Lieferanten zu finden, die nicht nur technisch auf dem neuesten Stand sind, sondern auch schnell liefern.
Worin bestehen die größten Herausforderungen?
Paradoxerweise denke ich, dass im Vergleich zu früher, als wir im Grunde gezwungen waren, aus dem kleinen Pool bekannter Lieferanten auszuwählen, die Fülle an Lieferanten, zu denen wir heute aufgrund der Globalisierung Zugang haben, manchmal zu Verwirrung führen kann. Multitel Pagliero arbeitet mit ausgewählten Anbietern zusammen, die sich absolut bewährt haben und lässt sich nicht von Verlockungen täuschen. Aber es ist nicht immer einfach, die Beziehungen auf diesem Niveau zu halten: Man muss am Ball bleiben und darf sich nie auf dem Erreichten ausruhen, da die Lieferanten in einer starken Position versucht sein könnten, die Preise zu erhöhen und die Qualität zu verringern, ohne dies vorher mit uns zu besprechen.
Der wichtigste Aspekt der Arbeit ist zweifellos der direkte Einkauf, da er notwendig ist, um die Effizienz der Produktionskette aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Finanzabteilung des Unternehmens zufrieden zu stellen. Können Sie erklären, wie der Beschaffungsprozess funktioniert, wenn man bedenkt, dass es 8 Werke mit spezialisierten Produktionseinheiten gibt?
Es gibt zwei Hauptkanäle, über die der Einkauf von Komponenten durchgeführt wird: Zunächst bewerte ich Verpflichtungen, Anforderungen, Prognosen und Lagerbestände mithilfe des Managementsystems und gebe dann sofortige und längerfristige Bestellungen auf, die über Monate hinweg abgewickelt werden. Ebenso erstellen Abteilungsleiter „Angebotsanfragen“, die nach meiner Validierung in Bestellungen umgewandelt werden, wiederum unter Verwendung von Verfahren, die im Managementsystem nachverfolgt werden. In der Regel handelt es sich dabei um Kleinteile und Verbrauchsmaterialien, die von der jeweiligen Abteilung verwendet werden.
Die Anzahl der von Multitel Pagliero produzierten Einheiten ist auf wöchentlicher Basis im Wesentlichen konstant. Erleichtert das die Festlegung des Einkaufsbudgets?
Zu den vielen Vorteilen von Multitel gehören zweifellos die konstante Produktionsrate und die langfristige Perspektive. Das hilft uns sehr und verschafft uns bei den Verhandlungen mit den Lieferanten bessere Karten, um günstigere Preise und für alle akzeptable Lieferbedingungen auszuhandeln.
Vor ein paar Jahren verursachte die Corona-Pandemie in vielen Branchen Lieferengpässe. Betraf dies auch Multitel Pagliero?
Die beiden darauffolgenden Jahre waren für uns eine größere Herausforderung. Es war ein „perfekter Sturm“: ein exponentielles Produktionswachstum in Verbindung mit einem gravierenden Materialmangel. Obwohl wir doppelt so hart arbeiten mussten, konnten wir den Schaden aufgrund unserer hervorragenden Beziehungen zu den Lieferanten minimieren. Vorbeugen ist immer besser, als erst einzugreifen, wenn ein Problem entsteht.
Ist die Einkaufsabteilung an der Auswahl des Lieferanten beteiligt? Ist es Ihre Aufgabe, die Qualität des Produkts, des Rohmaterials oder die Zuverlässigkeit der Lieferungen zu bewerten?
Die Entscheidung über den Lieferanten wird hauptsächlich von unserer Abteilung getroffen. Natürlich lassen wir uns von den technischen Abteilungen beraten, aber wir behalten die Kontrolle. Es ist wichtig zu wissen, wer letztendlich die Verantwortung trägt, um Verwirrungen, Fehlentscheidungen oder Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung zu vermeiden. Wir beraten uns auch mit der Qualitätsabteilung, da sie für die Konformitätsprüfungen zuständig ist: Die von ihnen extrapolierten Statistiken sind nützlich, um die Eigenschaften und Parameter des Produkts zu bestimmen und folglich über den Lieferanten zu entscheiden.
Erleichtert es Ihre Arbeit, dass Multitel Pagliero 95 % seiner Produkte selbst herstellt?
Es stimmt zwar, dass wir keine „Halbfertigprodukte“ kaufen müssen, weil sie im eigenen Haus hergestellt werden, aber der Einkauf von „Rohstoffen“ ist nicht so einfach. Um Rohstoffe in großen Mengen einzukaufen, muss man über das nötige Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um mit internationalen Akteuren wie Stahlwerken und Gießereien verhandeln zu können.
LEITER DER EINKAUFSABTEILUNG
Julio Velasco, der Trainer, der Italien bei den Olympischen Spielen in diesem Sommer im Frauenvolleyball zum Träumen gebracht hat, hat eine Bemerkung gemacht, die ich verwenden werde, um den Ansatz zu beschreiben, den ich mir selbst und meinen Mitarbeitern wünsche: „Der Angreifer kritisiert den Spike nicht, er spielt einfach weiter“. Anders ausgedrückt: Wir müssen unser Ziel erreichen und dürfen keine Zeit mit gegenseitigen Schuldzuweisungen verschwenden. Wir müssen uns auf unsere Arbeit konzentrieren und Lösungen finden, keine Ausreden: Dieser Geist ist bei Multitel zu spüren, sobald man die verschiedenen Werke betritt, bis hin zur Führungsebene. Diese Effizienz vermitteln wir täglich unseren aktuellen und potenziellen Lieferanten, damit sie unsere Anforderungen und Erwartungen an sie kennen. Und wir müssen diese Effizienz fördern, um für die neuen und aufregenden Abenteuer gerüstet zu sein, die vor uns liegen.