À son arrivée, en décembre 2017, Davide Demaria a déjà à son actif 16 années d’expérience, dans une entreprise se rapprochant par certains côtés (histoire et philosophie de travail) de Multitel Pagliero. Grâce à son activité au bureau technique, puis dans la production, il acquiert les connaissances indispensables pour la gestion des achats. Des connaissances qui, chez Multitel Pagliero, lui permettent de reprendre et de développer avec succès le travail effectué par l’actuel PDG Fabio Pagliero.
De quoi s’occupe le département des achats ?
À l’exception des véhicules sur lesquels nous montons nos équipements, dont l’achat relève de la Direction, nous nous occupons de l’approvisionnement en composants directs (inhérents à la production) et indirects (fournitures de bureau, ameublement, etc.), biens et services.
Combien de personnes composent le groupe de travail ? Et quelles sont leurs fonctions ?
En ce qui me concerne, je m’occupe de l’analyse des besoins, de la validation des propositions d’achat par les contremaîtres, de la recherche de nouveaux fournisseurs et des négociations. Puis il y a :
– Martina, ingénieur de gestion, qui travaille à mes côtés dans la gestion et l’approvisionnement du matériel électrique et électronique, les relances concernant le matériel en général et, aspect extrêmement important, l’enregistrement des marchandises à l’arrivée. Opération qui nous permet d’avoir toujours sous contrôle les stocks réels alignés et les retards éventuels.
– Enrico, chargé de la rédaction des propositions et des ordres d’achat sur notre ERP, de l’enregistrement des confirmations de commande, de la vérification des données et de la mise à jour du système. En outre, tous les achats d’articles de support pour la production passent par lui (équipements, outils, articles de bureau, etc.) ; c’est un travail dans lequel il met à profit son expérience précédente dans le secteur de la vente de composants.
Quelles sont les responsabilités et les caractéristiques de la personne qui doit diriger le département Achats ?
Pour moi, le mot clé est « CONNAISSANCE ». Il faut connaître le produit que l’on doit acheter, le fournisseur auquel s’adresser, les dynamiques contractuelles et économiques, pour effectuer des négociations efficaces, et, dernier point, mais non le moins important, savoir où, dans l’entreprise, le produit demandé sera utilisé : cette information est importante pour évaluer des alternatives éventuelles. Bien entendu, toutes ces opérations doivent se faire dans des délais adéquats ; par conséquent, savoir penser vite et résoudre les problèmes vite sont un grand « plus » pour l’activité. La plus grande responsabilité, qui toutefois est une responsabilité commune à tous les organes de l’entreprise, est qu’il ne peut pas y avoir de contretemps dans la chaîne d’approvisionnement. Les retards et erreurs éventuels des fournisseurs doivent être gérés et résolus immédiatement, parce que changer les plans de production, quand la structure est très complexe, est quelque chose d’impossible.
Avec quelles autres fonctions vous confrontez-vous quotidiennement ?
La première confrontation est toujours avec le Responsable de production, avec lequel on échange sur tous les problèmes qui demandent une solution immédiate, tandis qu’avec les responsables du bureau de technique (mécanique et installations) il y a un dialogue intense sur les nouveautés que l’on s’apprête à faire entrer en production. Un élément fondamental est l’échange d’idées avec Fabio Pagliero, d’une part parce qu’il s’agit d’une personne de référence au niveau institutionnel, et d’autre part parce qu’il possède une très grande expérience dans le poste que j’occupe actuellement.
En plus de 20 ans d’expérience dans ce domaine, comment a changé la fonction du département Achats, en général ?
Comme dans tous les secteurs, il y a eu une évolution technologique au niveau des matériaux et des produits et seule la grande connaissance (mot clé) de la matière permet de savoir ce que l’on achète. Par rapport au passé, lorsque les composants étaient classiques et répétitifs, il faut maintenant des études et des mises à jour continuelles. De plus, le rythme des demandes et des livraisons a augmenté de manière exponentielle, ce qui nous met parfois sous pression lorsque nous devons identifier des fournisseurs capables de répondre (et pas seulement sous l’aspect technique) à ce que nous cherchons.
Quelles sont les plus grosses difficultés qu’il faut affronter ?
Même si cela peut sembler absurde, je pense que la grande quantité de fournisseurs dont nous disposons aujourd’hui grâce à la mondialisation peut parfois créer une certaine confusion par rapport au passé, quand on était presque obligé de choisir les quelques fournisseurs connus. Multitel Pagliero s’appuie sur des fournisseurs sélectionnés, de toute confiance, sans se laisser piéger par des occasions faciles. Cela dit, il n’est pas simple de maintenir un niveau constant dans les rapports avec le fournisseur. Il faut toujours faire bien attention, ne jamais rien prendre pour acquis, parce que le fournisseur, fort de sa position, pourrait être tenté de baisser la qualité et d’augmenter les prix sans nous consulter.
Les achats directs sont certainement la partie la plus importante du travail, étant donné qu’ils doivent maintenir la chaîne de production en condition d’efficience, tout en répondant aux exigences financières en termes de dépenses. Peux-tu m’expliquer comment fonctionne le processus des approvisionnements, compte tenu du fait que vous avez huit usines, avec des unités de production spécialisées ?
L’achat des composants se fait par le biais de deux grands canaux : d’une part, au moyen du système de gestion, j’analyse les engagements, les besoins, les prévisions et les stocks, j’émets des ordres aussi bien sur le court terme que sur la longue période, cadencés sur plusieurs mois. De l’autre, les responsables de tous les services, toujours en utilisant des procédures tracées sur le système de gestion, émettent des « propositions de demande » qui, après être passées entre mes mains pour validation, sont traduites en commandes. Généralement, il s’agit de menus composants et de consommables liés à un service particulier.
La production Multitel Pagliero est fondamentalement stable par nombre d’unités produites par semaine ; est-ce que cela facilite la définition du budget des achats ?
Sans aucun doute, l’un des nombreux « plus » de Multitel est la constance de la cadence de production et la vision à long terme : deux facteurs qui nous aident énormément et qui constituent des atouts quand nous traitons avec les fournisseurs pour obtenir des prix favorables et planifier des livraisons acceptables pour tous.
Il y a 2 ans, le covid a mis en difficulté l’approvisionnement de nombreuses industries. Est-ce que cela a frappé aussi Multitel Pagliero ?
Plus que le covid, qui n’a entravé directement la production que pendant quelques mois, ce sont les deux années suivantes qui nous ont mis en difficulté, avec la « combinaison parfaite » : croissance exponentielle de production et carence inouïe de matériaux. Nous avons dû redoubler d’efforts, mais, grâce à l’excellent travail qui avait été fait les années précédentes avec les fournisseurs, nous avons réussi à atténuer les difficultés. Mieux vaut prévenir que guérir. Il vaut toujours mieux agir à l’avance qu’intervenir quand le problème est déjà là.
Le département Achats est-il impliqué dans le choix du fournisseur ? Est-il appelé à évaluer la qualité du produit, de la matière première ou de la fiabilité des fournitures ?
Notre bureau est un acteur principal dans le choix du fournisseur. Bien entendu, nous tenons compte du conseil des bureaux techniques, mais c’est toujours sous notre supervision. Il est important de savoir qui est le responsable, sinon on risque de s’égarer, de prendre de mauvaises décisions ou d’allonger les délais de décision. Nous nous confrontons aussi avec le Bureau de la qualité, étant donné que c’est lui qui s’occupe des contrôles de conformité : les statistiques qu’il extrapole nous aident à définir les valeurs et les paramètres du produit et donc du fournisseur.
Le fait que Multitel Pagliero produise 95% de ce qu’il vend facilite-t-il votre travail ?
Disons que nous ne traitons pas les composants semi-finis, parce qu’ils sont faits en interne, mais l’achat des produits bruts n’est pas toujours simple. Au niveau qualitatif, acheter les matières premières en grande quantité exige une bonne connaissance et la capacité à négocier, étant donné que nous devons nous confronter avec des acteurs mondiaux, qui s’agisse d’aciéries ou de fonderies.
RESPONSABLE DU BUREAU D’ACHATS
Pour décrire l’approche que je recherche en moi-même et chez mes collaborateurs, je voudrai reprendre la phrase d’un célèbre personnage public, un entraîneur qui, aux jeux olympiques de cet été, nous a fait rêver avec le volley féminin, Julio Velasco : « Le smasheur ne discute pas le smash, il le fait ». En d’autres termes, il faut atteindre l’objectif que l’on s’est fixé, sans perdre de temps en paroles inutiles. Nous devons nous concentrer sur notre travail et trouver des solutions, pas des excuses : c’est un esprit que, chez Multitel, on respire dès l’entrée des différentes usines, et jusqu’à la Direction. C’est une image d’efficience que nous transmettons tous les jours à nos fournisseurs actuels et potentiels, de telle sorte qu’ils puissent comprendre ce que nous demandons et ce que nous attendons d’eux. Nous devons « nourrir » cette efficience, afin d’être prêts pour les nouvelles aventures stimulantes qui nous attendent encore.